Mała placówka oświatowa, duża odpowiedzialność - jak uniknąć błędów księgowych?

Każda placówka oświatowa jest zobowiązana do prowadzenia księgowości. W placówkach publicznych zajmuje się tym osoba zatrudniona na stanowisku głównego księgowego, natomiast placówki niepubliczne często korzystają z outsourcingu księgowego. Profesjonalne wsparcie pozwala uniknąć typowych błędów księgowych popełnianych w działalności oświatowej.

Kto prowadzi księgowość dla szkół?

Zgodnie z ustawą o finansach publicznych w szkołach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej ponosi kierownik jednostki, który powierza prowadzenie ksiąg rachunkowych głównemu księgowemu. Jednocześnie placówka może korzystać ze wsparcia zewnętrznych firm. Szkoła może również powierzyć prowadzenie księgowości samorządowemu Centrum Usług Wspólnych – wówczas szkoła nie zatrudnia głównego księgowego.

Z kolei prowadzenie szkoły niepublicznej traktowane jest jak prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej. W związku z tym księgowość w szkole prywatnej może być prowadzona samodzielnie, przez pracowników zatrudnionych w placówce lub zewnętrzny podmiot. Kwestię prowadzenia księgowości w placówkach niepublicznych reguluje ustawa o rachunkowości oraz ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Księgowość w małej placówce oświatowej - pełna czy uproszczona?

Placówki oświatowe mogą prowadzić księgowość pełną (księgi rachunkowe) lub uproszczoną (np. KPiR). Sposób prowadzenia księgowości zależy od organu prowadzącego, formy prawnej jednostki oraz osiąganych przychodów. Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązek prowadzenia pełnej księgowości mają między innymi:

• placówki oświatowe publiczne (jako jednostki należące do sektora finansów publicznych);
• placówki oświatowe niepubliczne prowadzone przez spółkę handlową osobową lub kapitałową (np. spółkę z o.o.);
• placówki oświatowe niepubliczne, których przychody za poprzedni rok obrotowy przekroczyły 2 500 000 euro w walucie polskiej (niezależnie od formy prawnej).

Księgowość niepublicznej placówki oświatowej może być prowadzona w uproszczonej formie, jeżeli:

• organem prowadzącym placówkę jest osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych, spółka partnerska, przedsiębiorstwo w spadku lub spółka cywilna osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku; oraz
• przychody z działalności za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 2,5 mln euro.

Oznacza to, że księgowość przedszkola czy księgowość dla żłobka zarejestrowanego w formie jednoosobowej działalności gospodarczej można prowadzić w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, o ile placówka nie przekracza progu przychodów. Istnieje również możliwość opodatkowania przychodów placówki ryczałtem, przy czym działalność edukacyjna (PKWiU dział 85) podlega stawce 8,5%, co jest zgodne z art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. c ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Najczęstsze błędy księgowe popełniane przez placówki oświatowe

Właściciele małych, prywatnych placówek oświatowych i żłobków mogą prowadzić księgowość samodzielnie, podobnie jak robi to wiele innych przedsiębiorców, którzy korzystają z księgowości uproszczonej. W praktyce niewiele podmiotów decyduje się na takie rozwiązanie ze względu na liczne wyzwania związane z działalnością edukacyjną i wychowawczą. Do samodzielnego prowadzenia księgowości zniechęca również możliwość popełnienia wielu błędów, które zostaną zidentyfikowane podczas kontroli skarbowej lub kontroli w zakresie prawidłowego wykorzystania dotacji.

Do najczęściej popełnianych błędów księgowych w placówkach oświatowych należą m.in.:

• brak transparentności w ewidencji dotacji, co może skutkować zakwestionowaniem części lub całości wydatków;
• wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem (dotacja oświatowa może być przeznaczona wyłącznie na wydatki określone w art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych);
• nieprzestrzeganie terminów rozliczeń dotacji i uwzględnianie niewłaściwej liczby uczniów w rozliczeniach;
• błędy w sporządzaniu sprawozdań finansowych (np. w zakresie wyceny i prezentacji składników sprawozdania);
• nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzeń nauczycieli (np. błędy w dodatkach lub rozliczeniach godzin ponad obowiązkowe pensum);
• błędy w ewidencji środków trwałych (np. nieprawidłowe zaklasyfikowanie środka trwałego).

Ponadto w przypadku małych placówek często pojawiają się wątpliwości, czy księgowość żłobka lub przedszkola może być prowadzona w formie ryczałtu, a jeśli tak, to jaką stawkę należy zastosować przy przychodach z dotacji. Wiele osób szuka odpowiedzi również na pytanie, czy wynagrodzenie dyrektora można finansować z dotacji, a jeśli tak, to jak zrobić to zgodnie z przepisami.

Jak uniknąć błędów księgowych przy prowadzeniu szkoły, przedszkola lub żłobka?

Najlepszym sposobem na uniknięcie błędów księgowych przy prowadzeniu niewielkiej placówki oświatowej jest skorzystanie z konsultacji księgowych jeszcze przed założeniem działalności. Następnie warto rozważyć stałą współpracę z biurem rachunkowym, które specjalizuje się w księgowości dla szkół, przedszkoli i żłobków. Księgowi, którzy znają specyfikę branży edukacyjnej, potrafią prawidłowo rozliczyć dotacje i subwencje, koszty placówki oraz wynagrodzenia nauczycieli, a także przygotować dokumentację na wypadek kontroli z urzędu skarbowego czy urzędu gminy. Dzięki temu właściciel placówki zyskuje większe poczucie bezpieczeństwa i może skupić się na zapewnieniu podopiecznym właściwej opieki oraz rozwoju działalności.

Artykuł został zweryfikowany pod kątem merytorycznym przez Krajową Kancelarię Rachunkową, specjalistów od księgowości szkół, przedszkoli i żłobków.